Vuosi on tullut täyteen siitä, kun jouduimme tutustumaan etätyöskentelyn työkaluihin pakosta. Ei tekniikka mitään uutta ollut, johan sitä Skype-palaveroitiin 2000-luvun alussa kv-palavereita tehokkaasti, kun halutiin nopeasti saada aikaan päätöksiä. Tärkeimmissä asioissa lennettiin päiväksi toimistolle eri puolille maailmaa, sillä mikään ei korvannut ihmisten välistä keskustelua kasvotusten ja yhdessä oloa.
Olen oppinut sen, että ihmisestä muistetaan 90 % sen mitä hän on fyysisenä olentona ja vain 10 % sen mitä hän sanoo. Kohtaamisen käden puristus, jota opetettiin tehokkaasti myyntikoulutuksissa, katsekontakti, äänen käyttö, keskustelun tutustumisvaihe ja aika jota sai ilman kiireen tuntua. Nyt olemme pakotetusti sullottuina mustaan laatikkoon, jossa ihmisyydellä ei ole mitään osaa. Meillä ei liioin ole käyttäytymissääntöjä siitä, miten etäpalavereissa tulisi toimia.
Myyntityössä törmään jatkuvasti Teams-palavereiden täyttämiin kalentereihin. Työpäivä hujahtaa palavereissa istumiseen, jonka jälkeen pitäisi vielä löytyä aikaa niille töille, jotka syntyvät palavereiden tuloksena. Miten pitkään ihmiset jaksavat tätä? Itseohjautuvuus ja ajanhallinta eivät todellakaan ole kaikilla hallussa varsinkaan, jos on tottunut työskentelemään hierarkkisesti johdetussa organisaatiossa.
Teams-palaverit ovat yleensä hyviä silloin, kun ne ovat lyhyitä, max. 30 min pituisia ja hyvin etukäteisvalmisteltuja. Itse kärsin suunnattomasti siitä myyjänä, kun pohdin, miten saisi tunnelman nousemaan ja oppisi edes hitusen tuntemaan uutta kontaktia tuolla laatikon toisessa päässä. Miten saisi jätettyä sen tunnelman, joka jättää jälkensä? Mistä sinut muistetaan, kun kaikki on yhtä ja samaa palaverista toiseen? Miten saisit toisen ihmisen olemaan kiinnostunut?
- Valmistaudu kohtaamiseen hyvin, niin kuin ennen teit ajomatkalla asiakkaan luokse. Lähetä agenda ja mahdollinen materiaali etukäteen asiakkaalle, mikäli mahdollista,.
- Ennen kuin liityt Teamsiin, katso kameraan ja tarkista, miltä näytät siinä hetkessä. Tarkista äänet. Katso kameraan koko palaverin ajan. Ole läsnä. Hengitä 10 kertaa sisään ja ulos. Avaa Teams. Pidä kamera päällä koko ajan, jollei erikseen sovita, että kameraa ei pidetä päällä. Mutta katso kameraan, kasvot ja silmät ovat ainoa asia josta voi havaita jotain inhimillisyyttä palaverin ajan.
- Luo draaman kaari palaveriin. Ilmapiirin palaveriin luot sinä – inhimillisyys, läsnäolo, aitous, äänenkäyttö, valaistus, vaatetus, rauha. Hetki keskustelua ihan jostain muusta. Kysy ja anna asiakkaalle tai työkaverille aikaa vastata. Tässä hetkessä rakennetaan luottamusta (ja psykologinen turva työyhteisössä). Jos aika loppuu kesken, on reilua sopia samalla heti uusi tapaamisaika ja jatkaa. Päätä energisesti. Tiivistä keskustelu. Anna asiakkaan sanoa ajatuksensa palaverista. Joukkotapaamisessa, jos johdat palaveria, varmista, että hiljaa olleet saavat myöskin äänensä kuuluville. Kiitä. Muistithan katsoa kameraan?
- Tee yhteenveto palaverista ja lähetä se asiakkaalle tai tiimille. Jos havaitset asiakkaan eleistä merkkejä kriittisyydestä tai asiakas haastoi suoraan, soita hänelle heti palaverin perään.
Lähtisitkö kanssani kävelylle? Koronaturvallisesti ulos pitämään seuraavan tapaamisen. Ihminen ihmiselle ja pois mustasta laatikosta.
