Kehityskeskustelu, one-to-one, sparrikeskustelu – organisaatioissa käytetään kirjavasti eri termejä kuvaamaan palaveria, jossa alainen ja esihenkilö tapaavat ja agendalla on alaisen työn tekeminen, tämän jaksaminen ja työn organisointi. Keskustelun pitämiseen löytyy runsaasti ohjeita, vinkkejä ja valmennuksia, mutta mitä tehdä, jos keskusteluiden pitäminen tuntuu johtajasta epämiellyttävältä? Aihe on jokseenkin tabu, vaikka kyse ei ole siitä, etteikö johtaja haluaisi olla johtamistyössään hyvä tai olisi kiinnostunut alaisistaan.
Taustalla olevien tuntemuksien tunnistaminen on hyvä lähtökohta tilanteen ratkaisemiseksi. Onko hallitseva tunne epävarmuus, kiusallisuus vai esimerkiksi kiire?
Epävarmuus kehityskeskustelussa
Epävarmuuden tunne voi ratketa jo pelkästään taidollisella kehittymisellä. Tällöin keskitytään valmistautumaan tapaamiseen paremmin sekä kehittämään fasilitointitaitoja, jotta palaverin kannattelu onnistuu ja agendan tavoitteet täyttyvät. Mekaaninen kehityskeskusteluiden kehittäminen on kuitenkin lähtöisin johtajan ja/tai organisaation näkökulmasta, eikä alaisen tilannetta tai tarpeita kohdata kovin hienovaraisella tasolla. Rakenne ohjaa ja esihenkilö fasilitoi. Äärimmillään alaisen rooliksi jää siten olla ”taitava” kokoukseen osallistuja. Epävarmuutta voi ratkoa vastaamalla yhdessä kysymykseen, kuka tässä onnistuu tai määrittelee onnistumisen ja miksi?
Kiusallisuus
Kiusallisuus on luonnollisuuden ja aitouden puutetta. Jostain syystä vuorovaikutuksessa ei siten päästä aitouteen, vaan jäädään tasolle, jossa hieman esiinnytään tai poseerataan. Kiusallisuus voi juontua myös omasta ajatuksesta siitä, millainen hyvä esihenkilö on. Jos rooli rakentuu auktoriteetin ja valtaetäisyyden varaan, on aika luonnollista, että intiimi kuulumiskeskustelu tuntuu osapuolista oudolta teatterilta. Autenttisuus tarkoittaa eri ihmiselle eri asioita, eli jos nami nami -tyyli ei sovi pirtaan, ei sitä voida pakottaa. Voi kuitenkin pohtia, mikä olisi minulle luonteva tapa osoittaa kiinnostusta. Miten voisin viestiä, että minulla on aikaa ja tilaa kuulla, mitä toinen haluaa minulle kertoa?
Kiire
Kuningas kiire ujuttautuu usein myös sparrauskeskusteluihin häiriköimään toimivaa yhteistyötä ja yhdessä ajattelua. Johtaja voi tehdä paljon varmistaakseen, ettei keskustelu sakkaa kiireen tunnun vuoksi. Ennen tapaamiseen tuloa johtajan tulisi tehdä jotakin, joka rauhoittaa sekä mieltä, että kehoa. Pienimmillään pari laajempaa hengenvetoa, lasi vettä tai kevyt liike voi auttaa. Aloituksessa on hyvä määrittää tapaamisen kesto, mutta varottava määrittelemästä aikaa ”vain puoleksi tunniksi”. Moni meistä on herkkiä lukemaan toisesta merkkejä poissaolevuudesta ja kiireestä, jolloin vähintään puhelimen ja läppärin vaimentaminen on minimitasoa. Tapaamisen lopulla olisi hyvä todeta, että aika on lopuillaan ja päättää miten jatketaan. Mikäli asia on pahasti kesken, varataan saman tien lisäaika, jossa roikkumaan muutoin jäävä voidaan käsitellä loppuun.
Lyhyesti siis:
- Toimi keskusteluissa itsellesi riittävän helpolla ja luontevalla tavalla.
- Muista, että tapaamisen tarkoitus on auttaa alaista ja käsitellä tämän työtä, tarpeita ja toiveita. Onnistuminen yksin ei ole mahdollista tai tarpeen.
- Pohdi ja kysy, miten alainen voi parhaiten hyödyntää sanaansa aikaa ja sparrausta.
- Varmista, että tilanne on rauhallinen ja arvostava, vaikka arki olisi muutoin hektistä.
- Luota muiden hyväntahtoisuuteen – tavoitteena ei ole osaamisen osoittaminen tai johtajaroolin lunastaminen, vaan yhteistyön tekeminen.
Kirjoittaja on kehityskeskustelujännityksestä toipunut entinen esihenkilö, nykyinen valmentaja Ronja.
Lue lisää kehityskeskusteluista täältä!
