Mitä ajatuksia tai tunteita kylmäsoittaminen herättää? Tottuneelle se voi olla arkipäivää, mutta sitä vähemmän tekevälle kynnys soittamiseen voi olla suuri. Onko minulla lupa tai oikeus vaatia vastaanottajan aikaa? Mitä, jos vastaaja suuttuu?
Itse pääsin tutustumaan kylmäsoittamisen saloihin kolmisen vuotta sitten, kun työskentelin Trainers’ Housella. Muistan ikuisesti ensimmäisen työpäiväni, kun perehdytyksen jälkeen istuin koneen ääreen ja oli tarkoitus ottaa ensimmäinen puhelu. Muistan edelleen, mikä yritys oli kyseessä ja ketä sieltä tavoittelin. Kyseessä oli toimitusjohtaja. Muistan ajatelleeni juuri koulun penkiltä päässeenä, että ”voinko oikeasti soittaa toimitusjohtajalle, vastahan olen valmistunut”.
Alemmuuskompleksista hetken toivuttuani päätin, että nyt on vain rohkeasti soitettava. Tavoitin tämän toimitusjohtajan ja keskustelu hänen kanssaan meni hyvin – hän oli todella mukava. Siinä hetkessä oivalsin aivan itsestään selvän asian; toimitusjohtajakin on ihminen. Tietysti. Mutta arvostuksen ja kunnioituksen määrä on niin suuri korkeassa asemassa olevaa kohtaan, että tuossa hetkessä tuntui, että vähintä mitä voisi tehdä, on kumartaa ja teititellä. Arvostusta ja kunnioitusta saa ja pitääkin olla, mutta on hyvä pitää mielessä, että jokaisen tittelin takana on ihminen. Kylmäsoittaminen on kohtaamista, ihminen ihmiselle.
”Toimitusjohtajakin on ihminen.”
Näin kohtaat henkilön puhelimessa
- Pidä taukoja ja kiinnitä huomiota sanaväleihin
- Hidasta tempoa
- Varmista, että happi riittää, eikä äänenkorkeus nouse liikaa
- Tiivistä viestisi ja varmista ymmärrettävyys
Kuten tiedämme, valtaosa viestinnästä on yleensä sanatonta. Puhelimitse pystymme vaikuttamaan siis vain noin 7-20 prosenttiin tavastamme vuorovaikuttaa. Siksi puhelimessa onkin tärkeää kiinnittää huomiota omaan tapaansa viestiä. Itse huomaan puhuvani eri tavalla puhelimessa kuin tavallisessa kasvokkain käytävässä keskustelussa. Olen tietoisesti harjoitellut esimerkiksi hidastamaan puhettani ja madaltamaan ääntäni, jotta vastaanottajan on helpompaa seurata.
Puhelimessa nimittäin käy helposti niin, että puhe puuroutuu jos ei pidä pieniä taukoja kriittisissä kohdissa. Tietysti hengitystauon kohdalla tulee luonnollinen paussi puheeseen, mutta puhetta on muutenkin hyvä tauottaa, jotta kuulija ehtii prosessoimaan sanomiasi asioita. Esimerkiksi heti itsensä esittelyn kohdalla ”Hei, tässä Annika Aalto Tuoconilta”, olen huomannut, että jos en pidä taukoa sanan ”Aalto” ja ”Tuoconilta” välillä, tulee enemmän kysymyksiä että ”niin mistä soitat?”. Mutta jos pidän siinä pienen tauon, tätä kysymystä ei tule. Ilmiselvää, eikö? Mutta koska useinkaan tauon pitäminen ei tunnu luontevalta, se voi tuntua itsestä typerältä, eikä sitä tule tehtyä. Mutta vastaanottajalle se on hyödyllinen. Se voi tuntua pieneltä asialta, mutta puhelun aloitus voi vaikuttaa koko puhelun kulkuun.
Jos soittaa esimerkiksi jo valmiiksi kiireiselle toimitusjohtajalle, voi hänestä olla varsin ärsyttävää, että heti puhelun alku on epäselvä ja täytyy varmistella, mistä yrityksestä henkilö soittaa. Oma viesti kannattaa tehdä kuulijalle mahdollisimman selkeäksi, jotta saa keskustelusta hedelmällisen. Sama pätee kun soittaa esimerkiksi potentiaaliselle kandidaatille ja kartoittaa hänen kiinnostustaan työmahdollisuuteen liittyen. Usein tällainen puhelu tulee heille täysin puun takaa, joten viesti kannattaa muotoilla todella selkeäksi ja esittää se rauhassa sekä välttää liian nopeasti puhumista.
Erilaiset ihmiset
Kylmäsoittaminen on ollut osana työtehtäviäni jo kolmen vuoden ajan, myyntitapaamisten sopimisen, sekä potentiaalisten kandidaattien kontaktoinnin muodossa. Tuona aikana olen päässyt keskustelemaan paljon erilaisten ihmisten kanssa. On ollut hienoa ”nähdä” ihmisten erilaisuuden hieno kirjo ja oivaltaa tapoja, joilla erityylisten ihmisten kanssa kannattaa kommunikoida. Tätä osaamista on syventänyt yksi omista palveluistamme, Insights Discovery- valmennus, jonka kautta opin eri ihmistyyppien persoonallisuuden piirteistä ja miten ne ilmenevät työelämässä.
Palaset loksahtivat paikoilleen myös käymieni puhelinkeskustelujen osalta kun oivalsin, että kaikilla on oma persoonalleen ominainen tapansa toimia myös puhelimessa. Siksi onkin tärkeää heti puhelun alussa olla tuntosarvet herkkänä ja kuunnella, millainen ihminen puhelun toisessa päässä voisi olla. Omaa tapaa vuorovaikuttaa onkin hyvä pyrkiä adaptoimaan sen mukaan, millainen toinen henkilö vaikuttaa olevan, esimerkiksi puhumisen tempon mukaan. Oman viestin saa todennäköisemmin paremmin perille kuulijalle, kun sen ilmaisee sellaisessa muodossa, jonka uskoo olevan toiselle mieluisa.
Vastaanottajan tyylin tunnistaminen
Kokemuksen myötä voi saada viitteitä siitä, miten tietyn tyyppisten henkilöiden kanssa puhelimessa kannattaa keskustella ja miten ei. Lopullista varmuutta ei kuitenkaan saada milloinkaan. Koska sanallisen viestinnän osuus vuorovaikutuksesta on prosentuaalisesti niin pieni, väärin ymmärrykselle jää väistämättä tilaa ja myös siihen on hyvä varautua. Se ei tietenkään tarkoita, että puhelu olisi pilalla, vaikka tekisikin väärän tulkinnan. Puhelu vain todennäköisesti on vastaanottajalle mieluisampi kun se olisi hänen oletettujen mieltymysten mukaiseksi räätälöity. Seuraavassa puhelussa odottaa joka tapauksessa uusi haaste!
